Pourquoi et comment digitaliser un événement ?
La numérisation a atteint le secteur de l'événementiel et tout événement dispose déjà d'un site Web et de quelques campagnes numériques pour lui donner de la visibilité. L'interaction ne se produit pas seulement à l'intérieur, mais dans les réseaux sociaux et tout a un impact beaucoup plus grand.
Les outils marketing sont devenus des supports incontournables pour analyser la participation, générer des insights, offrir des résultats et mesurer le degré de satisfaction de l'événement et son succès. Les réseaux sociaux comme Instagram ou Twitter sont d'excellents alliés pour donner de la visibilité aux événements.
Investir dans la numérisation des événements offre aux entreprises des solutions incontournables notamment dans ce cadre de crise sanitaire.
Toute l’entreprise passe à la digitalisation
La numérisation de la gestion des événements signifie que votre équipe ou vos employés n'auront plus jamais à penser à effectuer manuellement ces tâches. Au lieu de cela, vous allez configurer le système, coordonner la logistique et consacrer le temps que vous venez d'acquérir à l'innovation, à l'expérience événementielle et aux stratégies de webmarketing.
Prenons, par exemple, le processus d'inscription des participants en ligne. Il peut être extrêmement fastidieux de s'appuyer sur les formulaires Google, de collecter et d'analyser les informations des participants, de générer et d'envoyer des factures personnalisées (ce qui implique de créer manuellement des factures dans Word), d'attendre les paiements, d'examiner la liste d'inscription pour identifier qui n'a pas encore payé et de les envoyer les e-mails leur rappelant de le faire. La digitalisation est une culture d’entreprise qui s’installera au fur et à mesure.
Les coûts sont gérables
Lorsque vous automatisez la planification des événements, vos dépenses prévues diminuent. L’équipe organisatrice étudiera toutes les options (si vous décidez d'opter pour un système de gestion d'événements) et combien coûte chaque option. La numérisation de la logistique des événements vous permet de prévoir les dépenses globales et de prendre de meilleures décisions en matière de planification d'événements.
Vous avez déjà l'idée de la digitalisation de vos événements. Pour avoir une apparence professionnelle et présenter votre marque comme une enseigne d'excellence, vous devrez adopter un système de planification automatisé. Donc, si vous n'y êtes pas encore, mais que vous réfléchissez au moins à la numérisation de votre événement, voici quelques bons points de départ à considérer :
- Étape 1. Avoir un checklist de planification et des besoins
Il est important de faire le suivi de toutes les étapes et les tâches avec votre équipe de planification ou avec les personnes responsables de la gestion de vos événements. Vous pouvez aussi faire appel à un responsable de l’organisation des événements, visitez ce site https://www.tictacevent.com/ pour plus d’informations. Planifiez une série de réunions avec eux et discutez du protocole de planification : quelles mesures ils prennent habituellement lors de la conception d'un nouvel événement digital.
- Étape 2. Définir un critère de sélection spécifique
Pour choisir l'option qui correspond le mieux à vos besoins, vous devez disposer de critères de sélection clairs. Par exemple, si vous organisez principalement des événements de marque sans mettre l'accent sur le réseautage, un système de planification d'événements basé sur l'exploitation de réunions individuelles peut ne pas vous convenir.
D'un autre côté, si toute votre philosophie de planification tourne autour des interactions des participants, vous pourriez être intéressé par l'adoption d'un outil de logistique événementielle qui peut vous offrir une solution de réseautage.
- Étape 3. Évaluez soigneusement le marché de la technologie événementielle
Une fois que vous avez décidé de ce dont vous avez besoin, il est temps de sélectionner la technologie événementielle à adopter. Consultez des sites spécialisés pour plus d'informations sur les logiciels de planification, ou utilisez Google pour rechercher des options. Faites une liste des marques qui correspondent le mieux à vos besoins et passez à votre prochaine phase d'analyse.
